Verplichte registratie van helpers en werkende vennoten in de bouw- en schoonmaaksector

Wat?: Vennootschappen die actief zijn in de bouw- of schoonmaaksector zijn verplicht om de gegevens van hun werkende vennoten te registreren in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

           Zelfstandigen met een eenmanszaak die actief zijn in de bouw- of schoonmaaksector zullen de gegevens van hun eventuele helpers verplicht moeten registreren in de KBO.

Vanaf wanneer?: Vanaf 1 juli 2024. De helper of werkende vennoot moet in de KBO geregistreerd worden, voordat hij begint te werken. Zodra zijn of haar activiteiten voor het bedrijf beëindigd worden, moet dat binnen de 15 dagen in de KBO worden bijgewerkt. Voor helpers en werkende vennoten die reeds actief waren voor 1 juli 2024 wordt een overgangsregeling voorzien. Hun registratie in de KBO moet gebeurd zijn voor 1 januari 2025.

Hoe?: Elke onderneming kan helpers of werkende vennoten gratis inschrijven via My Enterprise Op de website van de FOD Economie is een praktische handleiding terug te vinden die bedrijven en zelfstandigen door alle stappen gidst https://economie.fgov.be/sites/default/files/Files/Entreprises/KBO/Handleiding-My-Enterprise.pdf

Een werkend vennoot is een aandeelhouder van de vennootschap die in België een activiteit uitoefent in de vennootschap en die deze activiteit niet als werknemer maar als zelfstandige uitoefent. In de praktijk zijn dit vaak bestuurders of zaakvoerders die naast louter bestuurlijke handelingen ook operationele activiteiten uitoefenen binnen de vennootschap.

Een helper is een natuurlijk persoon die zonder arbeidsovereenkomst een zelfstandige bijstaat of vervangt in de uitoefening van zijn beroep. Er zijn 2 categorieën van helpers die niet in de KBO geregistreerd moeten worden:

1. Meewerkende echtgenoten: het gaat om de gehuwde of wettelijk samenwonende partner van de zelfstandige die bij het sociaal verzekeringsfonds is aangesloten onder het statuut van meewerkend echtgenoot.
2. Helpers zonder verzekeringsplicht als zelfstandige zoals:
   • Jonge ongehuwde helpers: zij moeten maar aansluiten als zelfstandige vanaf 1 januari van het jaar waarin ze 20 worden.
   • Helpers die als student recht geven op kinderbijslag worden steeds als toevallige helper beschouwd.
   • Helpende echtgenoten met een eigen volwaardig statuut als werknemer, ambtenaar of zelfstandige in hoofdberoep.

Waarom verplichte registratie?: Professionele opdrachtgevers van werken in de bouw- of schoonmaaksector zullen in de toekomst moeten nagaan of de aannemer van de werken sociale schulden heeft in het stelsel van de zelfstandigen. Wanneer dat het geval is, zal hij 15% van het factuurbedrag moeten inhouden en doorstorten aan het RSVZ. Een gelijkaardige inhoudingsplicht bestaat reeds wanneer de aannemer van de werken RSZ-schulden of fiscale schulden heeft.

Het aanleggen van een betrouwbaar register van werkende vennoten en helpers is nodig om de maatregel van de inhoudingsplicht correct en efficiënt te kunnen organiseren.

De overheid mikt op 1 januari 2026 om deze inhoudingsplicht in werking te laten treden. Ter voorbereiding geldt de registratieplicht reeds vanaf 1 juli 2024.

Sancties: Vennootschappen en zelfstandigen die de verplichte registraties niet tijdig uitvoeren, riskeren een administratieve boete variërend van € 500 tot € 4.000 per vastgestelde inbreuk.

De zaakvoerders en bestuurders van een vennootschap zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de boetes opgelegd aan de vennootschap.

Het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ) is bevoegd om de inbreuken vast te stellen. De inning van de opgelegde boetes zal gebeuren door de sociale verzekeringsfondsen.