Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie via Peppol verplicht voor alle Belgische btw-plichtige bedrijven. Toch blijkt uit de praktijk dat veel ondernemingen nog niet weten hoe ze aan deze transitie moeten beginnen. Geen zorgen — met een goed stappenplan verloopt de overstap efficiënt en zonder stress.

Bij Coda Boekhouders begeleiden we dagelijks bedrijven met deze digitale omschakeling. Hieronder leggen we uit hoe je in 5 duidelijke stappen je bedrijf Peppol-ready maakt.

Stap 1: Controleer of je facturatiesoftware compatibel is met Peppol

De eerste stap is nagaan of je huidige boekhoud- of facturatiesoftware compatibel is met het Peppol-netwerk. Niet elk systeem ondersteunt deze standaard automatisch, dus het is belangrijk om dit vooraf te checken.

Een Peppol-compatibele oplossing moet:

• e-facturen kunnen aanmaken en lezen in het UBL-formaat (Universal Business Language),
• kunnen koppelen met een Peppol Access Point,
• en ondersteuning bieden voor gestructureerde elektronische facturatie (dus geen losse pdf’s).

Voorbeelden van compatibele software zijn onder andere:

• Yuki
• Lucy
• Odoo
• …

Bij Coda Boekhouders werken we zelf met Yuki en Lucy voor de Peppol-koppeling. Zo kunnen we onze klanten volledig begeleiden binnen een betrouwbare en geïntegreerde digitale omgeving.

Niet zeker of jouw huidige software voldoet? Wij voeren graag een snelle compatibiliteitscheck voor je uit. Zo weet je meteen of je klaar bent voor de overstap.

Stap 2: Vraag een Peppol Access Point aan

Om documenten te kunnen verzenden en ontvangen via Peppol, heb je een Access Point nodig. Dat is de technische poort waarmee jouw software verbinding maakt met het Peppol-netwerk. Vergelijk het met een postkantoor: zonder toegang, geen verzending.

Bij Coda Boekhouders activeren wij dit Access Point voor jou.

Met een geldig Peppol-ID en toegang via jouw software ben je officieel aangesloten.

Stap 3: Koppel je software aan het Peppol-netwerk

Zodra het Access Point geactiveerd is, moet je jouw software configureren zodat deze e-facturen via Peppol kan verzenden én ontvangen. Dit betekent:

• je Peppol-ID koppelen aan je bedrijf;
• je leveranciers en klanten informeren over je aansluiting;
• je facturatieproces (automatisch) koppelen aan de nieuwe standaard.

Bij Coda Boekhouders begeleiden we je bij deze configuratie zodat je systeem vlot werkt én wettelijk in orde is.

Stap 4: Test je eerste e-facturen

Voor je voluit met Peppol start, raden we aan om een testfase in te bouwen. Verstuur een eerste e-factuur naar een vertrouwde klant of naar jezelf via een testomgeving. Zo ontdek je:

• of de factuur correct wordt aangemaakt;
• hoe je boekhoudpakket ermee omgaat;
• of de verwerking aan de ontvangende kant goed verloopt.

Dit is een belangrijk moment om fouten op te sporen én het proces intern te optimaliseren.

Stap 5: Informeer je klanten en leveranciers

De overstap naar e-facturatie via Peppol is pas écht doeltreffend als ook je klanten en leveranciers meewerken. Het Peppol-netwerk functioneert namelijk het best wanneer beide partijen aangesloten zijn en correct gebruikmaken van het systeem. Daarom is het belangrijk om je klanten en leveranciers tijdig te informeren over je nieuwe werkwijze.

Laat hen weten dat je vanaf nu facturen via Peppol verstuurt en ontvangt, en geef je Peppol-ID duidelijk mee in je communicatie. Vraag tegelijk of zij al aangesloten zijn op het netwerk en – indien dat nog niet het geval is – moedig hen aan om zelf ook de overstap te maken. Zo vermijd je dat jouw digitale facturen niet aankomen of handmatig moeten worden verwerkt, wat net de efficiëntiewinst van Peppol tenietdoet.

We raden aan om dit op meerdere manieren te communiceren:

• via een gerichte e-mailcampagne naar je klanten en leveranciers,
• met een duidelijke vermelding op je facturen zelf,
• en eventueel met een korte boodschap op je website of klantenportaal.

Zo zorg je niet alleen voor een vlotte werking binnen je eigen bedrijf, maar help je ook andere ondernemers om mee over te stappen naar digitale facturatie.

Nu starten = vlot overstappen

De overstap naar Peppol hoeft geen hoofdbreker te zijn. Door op tijd te starten en het proces stap voor stap aan te pakken, kan je ruim vóór de wettelijke deadline volledig in orde zijn. Bovendien brengt de omschakeling heel wat voordelen met zich mee: je bespaart kostbare tijd, vermindert het risico op administratieve fouten en versnelt de betaling van je facturen.

Hulp nodig bij jouw overstap naar Peppol?

Coda Boekhouders begeleidt je van A tot Z. Start met een eerste antwoord via onze chatbot op
👉 www.codaboekhouders.be/vragen-peppol

Of maak meteen een afspraak voor persoonlijk advies:
📞 011 398 777
📧 info@codaboekhouders.be