Vanaf 1 januari 2026 verandert facturatie in België fundamenteel. Facturen mogen niet langer via mail als PDF, Excel of Word worden verstuurd. Alles loopt dan via PEPPOL: een beveiligd, digitaal netwerk dat facturen rechtstreeks tussen softwaresystemen uitwisselt.
Op papier klinkt dat mooi. In de praktijk kan het zonder voorbereiding voor serieuze problemen zorgen. Niet alleen bij het versturen van facturen, maar ook bij het ontvangen ervan. Want “verzonden” is nog altijd niet hetzelfde als “gezien”… en onzichtbare facturen betekenen onbetaalde facturen en een verstoorde cashflow.
Waarom zien klanten jouw uitgaande facturen straks misschien niet meer?
- Facturen belanden niet langer in de mailbox. Ze verdwijnen in de inbox van de boekhoudsoftware van je klant. Als die daar niet kijkt, blijft jouw factuur ongezien.
- Meldingen staan niet altijd juist ingesteld. Niet elke tool stuurt automatisch een waarschuwing bij een nieuwe factuur. Zonder melding merkt de klant niets.
- Veel bedrijven zijn de nieuwe werkwijze niet gewoon. Iedereen zoekt nog reflexmatig in de mailbox. PEPPOL vraagt een nieuwe manier van werken, en die is nog lang niet overal ingeburgerd.
Hoe komt het dat jij zelf inkomende facturen kan missen?
- Je weet niet waar inkomende facturen toekomen. Software? Gedeeld e-mailadres? Interne inbox? Zonder duidelijke info krijg je chaos.
- Meldingen voor inkomende facturen staan uit of ontbreken. Dan komen facturen wél binnen, maar worden ze nooit opgemerkt omdat je er geen melding van ontvangt.
- Je team werkt nog volgens de oude manier. Je verwacht papieren facturen of mails, terwijl alles digitaal binnenkomt. Dit is het ideaal recept voor gemiste, laattijdige of vergeten betalingen.
Wat kan je vandaag al doen om problemen te vermijden?
Uitgaande facturen
- Vermeld duidelijk dat je factuur via PEPPOL verzonden wordt.
- Informeer je klanten over de nieuwe werkwijze.
Inkomende facturen
- Zoek uit waar inkomende PEPPOL-facturen in jouw software terechtkomen.
- Activeer notificaties of e-mailalerts.
- Maak een vaste routine: inbox controleren, facturen matchen, boeken.
- Vraag leveranciers tijdelijk om ook nog een kopie per mail te sturen.
- Breng je team op de hoogte van de nieuwe manier van werken.
Waarom is Peppol meer dan een technische overstap?
De technologie staat klaar, maar bedrijven zijn daar nog niet altijd op afgestemd. Wie niet duidelijk communiceert, geen controles doet en geen nieuwe gewoontes aanleert, riskeert dat facturen perfect worden verzonden of ontvangen… maar nooit worden bekeken en betaald.
En dát is waar de echte schade ontstaat: gemiste inkomsten, laattijdige betalingen, cashflowproblemen en frustratie bij klanten en leveranciers.
Twijfel je of jouw inkomende en uitgaande PEPPOL-stromen straks goed lopen?
Laat het even checken door de experts van Coda Boekhouders. Zo vermijd je verrassingen in 2026.
011 398 777
info@codaboekhouders.be
www.codaboekhouders.be/contact
